陜西會(huì)場(chǎng)布置特大型會(huì)議獎(jiǎng)勵(lì)旅游團(tuán)隊(duì)的會(huì)場(chǎng)選擇放在酒店內(nèi)開(kāi)的概率只有50%，按每人1.5至1.8平方米會(huì)議用地計(jì)算，酒店的會(huì)場(chǎng)面積必須達(dá)到1,500平方米以上。以上海為例，能擁有以上會(huì)場(chǎng)面積的酒店屈指可數(shù)。選擇在展覽館或其他露天平臺(tái)廣場(chǎng)搞這種活動(dòng)更合適，但這會(huì)給會(huì)場(chǎng)的布展及各種會(huì)議設(shè)施的焊接帶來(lái)不少難題。因此大型活動(dòng)布置會(huì)場(chǎng)也有不少需要注意的地方。
一般五星級(jí)酒店的會(huì)議設(shè)施及服務(wù)都很完善，會(huì)場(chǎng)所用的投影儀、白板、背景板、擴(kuò)音器、音響、話筒、主持臺(tái)，應(yīng)有盡有，許多酒店還配有專(zhuān)門(mén)跟蹤會(huì)議的營(yíng)銷(xiāo)人員，隨時(shí)陪伴提供服務(wù)，提前進(jìn)場(chǎng)布展及會(huì)后撤展也都有專(zhuān)業(yè)人員服務(wù)，只要落實(shí)好會(huì)議期間的兩次茶歇及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、VIP貴賓的進(jìn)場(chǎng)專(zhuān)用通道及休息室就可以了。
如會(huì)議確定在展覽館或露天平臺(tái)開(kāi)，則情況要復(fù)雜的多。首先要確認(rèn)這個(gè)展覽館或露天平臺(tái)必須要有足夠獨(dú)立的空間，不會(huì)受外界干擾；在露天平臺(tái)開(kāi)會(huì)還要考慮天氣的因素，確保開(kāi)會(huì)期間不會(huì)刮大風(fēng)或下雨，在確認(rèn)天氣后由專(zhuān)業(yè)會(huì)議搭建人員提前一天進(jìn)場(chǎng)布展，場(chǎng)地布置后必須由會(huì)務(wù)組人員24小時(shí)看守，其中露天的音響設(shè)備及電源調(diào)控尤為重要，音響太大影響周?chē)h(huán)境與氣氛，音響太低因露天原因又怕效果不佳，各種電源線必須要有專(zhuān)業(yè)人員掌控，開(kāi)會(huì)前一天一般還會(huì)進(jìn)行節(jié)目彩排，與會(huì)人員進(jìn)場(chǎng)的順序都應(yīng)有圖表明細(xì)，與會(huì)注意事項(xiàng)及指示牌都應(yīng)置于進(jìn)會(huì)場(chǎng)的
主通道上，有些活動(dòng)為了明示參會(huì)人員各部門(mén)或梯隊(duì)在會(huì)場(chǎng)中的位置，會(huì)場(chǎng)座位也可以以紅、藍(lán)、黃、綠、白的顏色來(lái)劃分，大家進(jìn)會(huì)場(chǎng)后對(duì)號(hào)入座即可。會(huì)后的撤展也是一個(gè)問(wèn)題，現(xiàn)在各地都提倡綠色與環(huán)保，會(huì)議結(jié)束后應(yīng)主動(dòng)帶走垃圾，除了會(huì)議注意事項(xiàng)中要求客人自帶外，會(huì)后還應(yīng)留下部分工作人員配合清掃場(chǎng)地。